{"id":245,"date":"2023-09-29T12:49:53","date_gmt":"2023-09-29T12:49:53","guid":{"rendered":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/?p=245"},"modified":"2023-11-29T10:50:34","modified_gmt":"2023-11-29T10:50:34","slug":"create-paperless-office-is-that-possible","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/2023\/09\/29\/create-paperless-office-is-that-possible\/","title":{"rendered":"Ustvarite pisarno brez papirja! – Je to mogo\u010de?"},"content":{"rendered":"

Brezpapirna pisarna \u2013 kaj to pomeni?<\/strong><\/p>\n

Brezpapirna pisarna ni ni\u010d drugega kot delovno mesto, kjer je ustvarjanje dokumentov na tradicionalen na\u010din zmanj\u0161ano na minimum in nadome\u0161\u010deno z digitalnimi dokumenti. Pogosto se uporablja tudi “papirno lahki” pristop, ki vklju\u010duje zmanj\u0161anje uporabe papirja v pisarnah, vendar pa ga ni mogo\u010de v celoti odpraviti zaradi specifi\u010dnosti panoge ter procesnih in zakonodajnih zahtev.<\/p>\n

Zgoraj opisani pristop, \u010deprav ne odpravlja papirja popolnoma, v veliki meri prispeva k pospe\u0161itvi digitalne preobrazbe v pisarnah. Pravzaprav je velikokrat videti, kot da podjetja prehajajo na elektronski sistem za upravljanje dokumentov, ki so digitalizirani in shranjeni v osrednjem repozitoriju.<\/p>\n

Kak\u0161ne so prednosti brezpapirnega poslovanja?<\/strong><\/p>\n

Ameri\u0161ka podjetja porabijo ve\u010d kot 120 milijard dolarjev letno samo za papirnate obrazce. Velik del teh obrazcev zastari \u017ee po nekaj mesecih in kon\u010da v smeteh. Poleg tega zaposleni porabijo zelo veliko \u010dasa za iskanje dokumentacije v omarah.<\/p>\n

Poklici, ki zahtevajo najve\u010d papirja, vklju\u010dujejo: storitve za stranke, kadrovski sektor, ra\u010dunovodstvo – pla\u010dila in terjatve, in tako naprej. Zaposleni v navedenih sektorjih se morajo spopadati s te\u017eavami, ki jih povzro\u010da delo z dokumenti – manj\u0161o u\u010dinkovitostjo pri delu, lastniki podjetij pa morajo pri\u010dakovati visoke stro\u0161ke papirja. Uvedba brezpapirnega sistema lahko naslovi te izzive in prinese dodatne koristi.<\/p>\n

Prihranite \u010das, porabljen za iskanje papirne dokumentacije<\/u><\/p>\n

Digitalne dokumente je mogo\u010de enostavno organizirati in indeksirati. Funkcije iskanja omogo\u010dajo hitro iskanje \u017eelenih datotek. \u010cas, ki se prihrani pri iskanju datotek, lahko zaposleni uporabijo na druge, bolj produktivne na\u010dine.<\/p>\n

Hitrej\u0161e sodelovanje med zaposlenimi<\/u><\/p>\n

Zaposleni lahko zelo hitro pregledajo datoteke, ki so jih nalo\u017eili, in opravijo spremembe ali popravke. Omogo\u010den je tudi ogled \u017ee uporabljenih in urejenih datotek. Posledi\u010dno je sodelovanje bolj u\u010dinkovito, brez nepotrebnega izgubljanja \u010dasa.<\/p>\n

Pove\u010dajte informacijsko varnost<\/u><\/p>\n

V nasprotju z informacijami, napisanimi na papirju, je digitalne podatke mogo\u010de za\u0161\u010dititi pred uporabo s strani nepoobla\u0161\u010denih\u00a0 oseb in neavtoriziranimi spremembami. Vzpostavite lahko podrobne varnostne nastavitve, da spremljate, kaj se dogaja z zaupnimi in ob\u010dutljivimi podatki.<\/p>\n

Brezpapirna pisarna – kako se preoblikovati?<\/strong><\/p>\n

\"\"<\/strong><\/p>\n

Za spremembo pisarni\u0161kih operacij v brezpapirno je potrebno za\u010deti z izbiro pravega sistema za upravljanje dokumentov, ki lahko shrani vse informacije v digitalni obliki na eni platformi in ima integrirane mo\u017enosti iskanja. Platforma, ki jo podjetje implementira, bi morala izpolnjevati specifi\u010dne potrebe in zagotavljati prilagodljivost za spremembe.<\/p>\n

Za\u010dnite s prehodom na digitalne re\u0161itve <\/u><\/p>\n

Vsi udele\u017eenci v procesu digitalizacije se morajo zavedati, da je to najzahtevnej\u0161a in \u010dasovno dolgotrajna faza. Seveda je \u010das, potreben za digitalno preobrazbo, odvisen od za\u010detnega obsega papirnatih dokumentov. Glede na \u0161tevilo zaposlenih v va\u0161em podjetju je lahko odli\u010dna ideja, da najamete nekaj dodatnih ljudi, da poenostavite celoten proces.<\/p>\n

Upravljanje sprememb<\/u><\/p>\n

Klju\u010dno je vpletene prepri\u010dati o transformacijski spremembi. Predstavitev prednosti, ki bodo olaj\u0161ale njihovo bodo\u010de delo in komunikacijo s kolegi glede dokumentnega gradiva v podjetju, jih bo zagotovo spodbudilo k spremembi. Izvedite usposabljanja, ki bodo zaposlenim omogo\u010dila, da se v miru navadijo na ravnanje z novimi procesi, nato pa od njih pridobite povratne informacije za nadaljnje izbolj\u0161anje celotnega procesa sprememb.<\/p>\n

Za izvedbo vsake spremembe je potreben \u010das. Najpomembneje je, da si zastavite majhne cilje in jih dosledno uresni\u010dujete.<\/p>\n

Viri:<\/p>\n

    \n
  1. https:\/\/www.jotform.com\/blog\/converting-to-a-paperless-office\/<\/a><\/li>\n
  2. https:\/\/www.hyland.com\/en\/resources\/terminology\/paperless-office<\/a><\/li>\n<\/ol>\n

    <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Brezpapirna pisarna \u2013 kaj to pomeni? Brezpapirna pisarna ni ni\u010d drugega kot delovno mesto, kjer je ustvarjanje dokumentov na tradicionalen… <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":246,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[9],"tags":[],"class_list":["post-245","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-articles"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=245"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":365,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245\/revisions\/365"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/media\/246"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=245"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=245"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/si\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=245"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}