English
Ελληνικά
Italiano
Polski
PortuguêsBrezpapirna pisarna – kaj to pomeni?
Brezpapirna pisarna ni nič drugega kot delovno mesto, kjer je ustvarjanje dokumentov na tradicionalen način zmanjšano na minimum in nadomeščeno z digitalnimi dokumenti. Pogosto se uporablja tudi “papirno lahki” pristop, ki vključuje zmanjšanje uporabe papirja v pisarnah, vendar pa ga ni mogoče v celoti odpraviti zaradi specifičnosti panoge ter procesnih in zakonodajnih zahtev.
Zgoraj opisani pristop, čeprav ne odpravlja papirja popolnoma, v veliki meri prispeva k pospešitvi digitalne preobrazbe v pisarnah. Pravzaprav je velikokrat videti, kot da podjetja prehajajo na elektronski sistem za upravljanje dokumentov, ki so digitalizirani in shranjeni v osrednjem repozitoriju.
Kakšne so prednosti brezpapirnega poslovanja?
Ameriška podjetja porabijo več kot 120 milijard dolarjev letno samo za papirnate obrazce. Velik del teh obrazcev zastari že po nekaj mesecih in konča v smeteh. Poleg tega zaposleni porabijo zelo veliko časa za iskanje dokumentacije v omarah.
Poklici, ki zahtevajo največ papirja, vključujejo: storitve za stranke, kadrovski sektor, računovodstvo – plačila in terjatve, in tako naprej. Zaposleni v navedenih sektorjih se morajo spopadati s težavami, ki jih povzroča delo z dokumenti – manjšo učinkovitostjo pri delu, lastniki podjetij pa morajo pričakovati visoke stroške papirja. Uvedba brezpapirnega sistema lahko naslovi te izzive in prinese dodatne koristi.
Prihranite čas, porabljen za iskanje papirne dokumentacije
Digitalne dokumente je mogoče enostavno organizirati in indeksirati. Funkcije iskanja omogočajo hitro iskanje želenih datotek. Čas, ki se prihrani pri iskanju datotek, lahko zaposleni uporabijo na druge, bolj produktivne načine.
Hitrejše sodelovanje med zaposlenimi
Zaposleni lahko zelo hitro pregledajo datoteke, ki so jih naložili, in opravijo spremembe ali popravke. Omogočen je tudi ogled že uporabljenih in urejenih datotek. Posledično je sodelovanje bolj učinkovito, brez nepotrebnega izgubljanja časa.
Povečajte informacijsko varnost
V nasprotju z informacijami, napisanimi na papirju, je digitalne podatke mogoče zaščititi pred uporabo s strani nepooblaščenih oseb in neavtoriziranimi spremembami. Vzpostavite lahko podrobne varnostne nastavitve, da spremljate, kaj se dogaja z zaupnimi in občutljivimi podatki.
Brezpapirna pisarna – kako se preoblikovati?
Za spremembo pisarniških operacij v brezpapirno je potrebno začeti z izbiro pravega sistema za upravljanje dokumentov, ki lahko shrani vse informacije v digitalni obliki na eni platformi in ima integrirane možnosti iskanja. Platforma, ki jo podjetje implementira, bi morala izpolnjevati specifične potrebe in zagotavljati prilagodljivost za spremembe.
Začnite s prehodom na digitalne rešitve
Vsi udeleženci v procesu digitalizacije se morajo zavedati, da je to najzahtevnejša in časovno dolgotrajna faza. Seveda je čas, potreben za digitalno preobrazbo, odvisen od začetnega obsega papirnatih dokumentov. Glede na število zaposlenih v vašem podjetju je lahko odlična ideja, da najamete nekaj dodatnih ljudi, da poenostavite celoten proces.
Upravljanje sprememb
Ključno je vpletene prepričati o transformacijski spremembi. Predstavitev prednosti, ki bodo olajšale njihovo bodoče delo in komunikacijo s kolegi glede dokumentnega gradiva v podjetju, jih bo zagotovo spodbudilo k spremembi. Izvedite usposabljanja, ki bodo zaposlenim omogočila, da se v miru navadijo na ravnanje z novimi procesi, nato pa od njih pridobite povratne informacije za nadaljnje izboljšanje celotnega procesa sprememb.
Za izvedbo vsake spremembe je potreben čas. Najpomembneje je, da si zastavite majhne cilje in jih dosledno uresničujete.
Viri: