{"id":245,"date":"2023-09-29T12:49:53","date_gmt":"2023-09-29T12:49:53","guid":{"rendered":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/?p=245"},"modified":"2023-11-29T10:50:34","modified_gmt":"2023-11-29T10:50:34","slug":"create-paperless-office-is-that-possible","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pt\/2023\/09\/29\/create-paperless-office-is-that-possible\/","title":{"rendered":"Criar um escrit\u00f3rio sem papel! \u2013 \u00c9 poss\u00edvel?"},"content":{"rendered":"

Escrit\u00f3rio sem papel \u2013 o que significa exatamente?<\/strong><\/p>\n

Um escrit\u00f3rio sem papel nada mais \u00e9 do que um local de trabalho onde a cria\u00e7\u00e3o de documentos da forma tradicional \u00e9 reduzida ao m\u00ednimo e substitu\u00edda por documentos digitais. Uma abordagem “paper light”<\/em> tamb\u00e9m \u00e9 frequentemente usada, o que envolve minimizar o uso de papel em escrit\u00f3rios que, no entanto, n\u00e3o pode ser completamente eliminado devido \u00e0s especificidades do setor e aos requisitos de processo ou conformidade.<\/p>\n

A abordagem acima referida, embora n\u00e3o elimine completamente o papel, est\u00e1 a ajudar em grande medida a acelerar a transforma\u00e7\u00e3o digital nos escrit\u00f3rios. De facto, muitas vezes parece que as empresas est\u00e3o a mudar para um sistema eletr\u00f3nico de gest\u00e3o de documentos, que s\u00e3o digitalizados e armazenados num reposit\u00f3rio central.<\/p>\n

Quais s\u00e3o as vantagens de n\u00e3o utilizar papel?<\/strong><\/p>\n

As empresas americanas gastam mais de US$ 120 bilh\u00f5es por ano apenas em formul\u00e1rios de papel. Uma grande parte destes fica desatualizada depois de alguns meses e acaba no lixo. Al\u00e9m disso, os funcion\u00e1rios demoram muito tempo a procurar documenta\u00e7\u00e3o nos arm\u00e1rios e gabinetes.<\/p>\n

As profiss\u00f5es que exigem mais papel incluem; atendimento ao cliente, recursos humanos, contas a pagar e a receber, e assim por diante. Os funcion\u00e1rios das ind\u00fastrias acima mencionadas t\u00eam que lidar com os problemas criados pelo trabalho com documentos – menos efici\u00eancia de trabalho, e os propriet\u00e1rios t\u00eam que esperar altas taxas de papel. A implementa\u00e7\u00e3o de um sistema sem papel pode enfrentar esses desafios e trazer benef\u00edcios adicionais.<\/p>\n

Poupe tempo na procura de documenta\u00e7\u00e3o em papel<\/u><\/p>\n

Os documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados. As fun\u00e7\u00f5es de pesquisa permitem a pesquisa expressa dos ficheiros pretendidos. O tempo poupado na procura de ficheiros pode ser utilizado de outras formas mais produtivas.<\/p>\n

Coopera\u00e7\u00e3o mais r\u00e1pida entre funcion\u00e1rios<\/u><\/p>\n

Os funcion\u00e1rios podem rever rapidamente os ficheiros que carregaram e podem fazer altera\u00e7\u00f5es ou correc\u00e7\u00f5es aos mesmos. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel visualizar ficheiros anteriormente utilizados e editados. Como resultado, a coopera\u00e7\u00e3o \u00e9 mais eficiente, sem perdas de tempo desnecess\u00e1rias.<\/p>\n

Refor\u00e7ar a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/u><\/p>\n

Ao contr\u00e1rio dos dados escritos em papel, os dados digitais podem ser protegidos contra a utiliza\u00e7\u00e3o por pessoas incorrectas e altera\u00e7\u00f5es n\u00e3o autorizadas. Podem ser implementadas defini\u00e7\u00f5es de seguran\u00e7a pormenorizadas para controlar o que acontece aos dados confidenciais e sens\u00edveis.<\/p>\n

Escrit\u00f3rio sem papel – como transform\u00e1-lo?<\/strong><\/p>\n

\"\"<\/strong><\/p>\n

Para mudar as opera\u00e7\u00f5es de escrit\u00f3rio para o modo sem papel, vale a pena come\u00e7ar por escolher o sistema de gest\u00e3o de documentos correto que consegue armazenar todas as informa\u00e7\u00f5es em formato digital numa \u00fanica plataforma e tem op\u00e7\u00f5es de pesquisa integradas. A plataforma que a empresa implementa deve satisfazer necessidades espec\u00edficas e proporcionar flexibilidade para altera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Iniciar a transi\u00e7\u00e3o para solu\u00e7\u00f5es digitais<\/u><\/p>\n

Todos os intervenientes no processo de digitaliza\u00e7\u00e3o devem estar conscientes de que esta \u00e9 a fase mais exigente e morosa. Naturalmente, o tempo necess\u00e1rio para a transforma\u00e7\u00e3o digital depende do volume inicial de documentos em papel. Dependendo do n\u00famero de funcion\u00e1rios da sua empresa, contratar mais algumas pessoas para agilizar todo o processo pode ser uma \u00f3ptima ideia.<\/p>\n

Gest\u00e3o da mudan\u00e7a<\/u><\/p>\n

A quest\u00e3o fundamental \u00e9 convencer as pr\u00f3prias partes interessadas sobre a mudan\u00e7a transformacional. Apresentar quest\u00f5es que facilitar\u00e3o o trabalho futuro e comunicar com os colegas sobre a documenta\u00e7\u00e3o ir\u00e1 certamente encoraj\u00e1-los a mudar.<\/p>\n

Realizar a\u00e7\u00f5es de forma\u00e7\u00e3o que permitem aos empregados habituarem-se calmamente a lidar com os novos processos e, em seguida, obtenher feedback para melhorar todo o processo de mudan\u00e7a.<\/p>\n

Todas as mudan\u00e7as levam tempo a implementar. O mais importante \u00e9 estabelecer pequenos objectivos e persegui-los de forma consistente.<\/p>\n

Refer\u00eancias:<\/p>\n

    \n
  1. https:\/\/www.jotform.com\/blog\/converting-to-a-paperless-office\/<\/a><\/li>\n
  2. https:\/\/www.hyland.com\/en\/resources\/terminology\/paperless-office<\/a><\/li>\n<\/ol>\n

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