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SlovenščinaEscritório sem papel – o que significa exatamente?
Um escritório sem papel nada mais é do que um local de trabalho onde a criação de documentos da forma tradicional é reduzida ao mínimo e substituída por documentos digitais. Uma abordagem “paper light” também é frequentemente usada, o que envolve minimizar o uso de papel em escritórios que, no entanto, não pode ser completamente eliminado devido às especificidades do setor e aos requisitos de processo ou conformidade.
A abordagem acima referida, embora não elimine completamente o papel, está a ajudar em grande medida a acelerar a transformação digital nos escritórios. De facto, muitas vezes parece que as empresas estão a mudar para um sistema eletrónico de gestão de documentos, que são digitalizados e armazenados num repositório central.
Quais são as vantagens de não utilizar papel?
As empresas americanas gastam mais de US$ 120 bilhões por ano apenas em formulários de papel. Uma grande parte destes fica desatualizada depois de alguns meses e acaba no lixo. Além disso, os funcionários demoram muito tempo a procurar documentação nos armários e gabinetes.
As profissões que exigem mais papel incluem; atendimento ao cliente, recursos humanos, contas a pagar e a receber, e assim por diante. Os funcionários das indústrias acima mencionadas têm que lidar com os problemas criados pelo trabalho com documentos – menos eficiência de trabalho, e os proprietários têm que esperar altas taxas de papel. A implementação de um sistema sem papel pode enfrentar esses desafios e trazer benefícios adicionais.
Poupe tempo na procura de documentação em papel
Os documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados. As funções de pesquisa permitem a pesquisa expressa dos ficheiros pretendidos. O tempo poupado na procura de ficheiros pode ser utilizado de outras formas mais produtivas.
Cooperação mais rápida entre funcionários
Os funcionários podem rever rapidamente os ficheiros que carregaram e podem fazer alterações ou correcções aos mesmos. Também é possível visualizar ficheiros anteriormente utilizados e editados. Como resultado, a cooperação é mais eficiente, sem perdas de tempo desnecessárias.
Reforçar a segurança da informação
Ao contrário dos dados escritos em papel, os dados digitais podem ser protegidos contra a utilização por pessoas incorrectas e alterações não autorizadas. Podem ser implementadas definições de segurança pormenorizadas para controlar o que acontece aos dados confidenciais e sensíveis.
Escritório sem papel – como transformá-lo?
Para mudar as operações de escritório para o modo sem papel, vale a pena começar por escolher o sistema de gestão de documentos correto que consegue armazenar todas as informações em formato digital numa única plataforma e tem opções de pesquisa integradas. A plataforma que a empresa implementa deve satisfazer necessidades específicas e proporcionar flexibilidade para alterações.
Iniciar a transição para soluções digitais
Todos os intervenientes no processo de digitalização devem estar conscientes de que esta é a fase mais exigente e morosa. Naturalmente, o tempo necessário para a transformação digital depende do volume inicial de documentos em papel. Dependendo do número de funcionários da sua empresa, contratar mais algumas pessoas para agilizar todo o processo pode ser uma óptima ideia.
Gestão da mudança
A questão fundamental é convencer as próprias partes interessadas sobre a mudança transformacional. Apresentar questões que facilitarão o trabalho futuro e comunicar com os colegas sobre a documentação irá certamente encorajá-los a mudar.
Realizar ações de formação que permitem aos empregados habituarem-se calmamente a lidar com os novos processos e, em seguida, obtenher feedback para melhorar todo o processo de mudança.
Todas as mudanças levam tempo a implementar. O mais importante é estabelecer pequenos objectivos e persegui-los de forma consistente.
Referências: