{"id":245,"date":"2023-09-29T12:49:53","date_gmt":"2023-09-29T12:49:53","guid":{"rendered":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/?p=245"},"modified":"2023-11-29T10:50:34","modified_gmt":"2023-11-29T10:50:34","slug":"create-paperless-office-is-that-possible","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/2023\/09\/29\/create-paperless-office-is-that-possible\/","title":{"rendered":"Za\u0142\u00f3\u017c biuro bez papieru! – Czy to w og\u00f3le mo\u017cliwe?"},"content":{"rendered":"

Biuro bez papieru – co to dok\u0142adnie oznacza?<\/strong><\/p>\n

Biuro bez papieru to nic innego jak miejsce pracy, w kt\u00f3rym tworzenie dokument\u00f3w w tradycyjny spos\u00f3b jest ograniczone do minimum i zast\u0105pione dokumentami cyfrowymi. Cz\u0119sto stosowane jest r\u00f3wnie\u017c podej\u015bcie „paper light”, polegaj\u0105ce na minimalizowaniu wykorzystania papieru w biurach, kt\u00f3rego jednak nie da si\u0119 ca\u0142kowicie wyeliminowa\u0107 ze wzgl\u0119du na specyfik\u0119 bran\u017cy i wymagania dotycz\u0105ce proces\u00f3w i ich zgodno\u015bci.<\/p>\n

Powy\u017csze podej\u015bcie, cho\u0107 nie eliminuje ca\u0142kowicie papieru, w du\u017cej mierze pomaga przyspieszy\u0107 cyfrow\u0105 transformacj\u0119 w biurach. W rzeczywisto\u015bci cz\u0119sto wygl\u0105da to tak, \u017ce firmy przechodz\u0105 na elektroniczny system zarz\u0105dzania dokumentami, kt\u00f3re s\u0105 zdigitalizowane i przechowywane w centralnym repozytorium.<\/p>\n

Jakie s\u0105 korzy\u015bci z rezygnacji z papieru?<\/strong><\/p>\n

Ameryka\u0144skie korporacje wydaj\u0105 ponad 120 miliard\u00f3w dolar\u00f3w rocznie na same formularze papierowe. Du\u017ca cz\u0119\u015b\u0107 z nich dezaktualizuje si\u0119 po kilku miesi\u0105cach i trafia do kosza. Co wi\u0119cej, poszukiwanie dokumentacji w szafach zajmuje pracownikom bardzo du\u017co czasu.<\/p>\n

Zawody wymagaj\u0105ce najwi\u0119kszej ilo\u015bci dokument\u00f3w papierowych obejmuj\u0105: obs\u0142ug\u0119 klienta, zasoby ludzkie, ksi\u0119gowo\u015b\u0107, p\u0142atno\u015bci i tak dalej. Pracownicy wy\u017cej wymienionych bran\u017c musz\u0105 radzi\u0107 sobie z problemami wynikaj\u0105cymi z pracy z dokumentami – mniejsz\u0105 wydajno\u015bci\u0105 pracy. W\u0142a\u015bciciele natomiast musz\u0105 liczy\u0107 si\u0119 z wysokimi op\u0142atami za papier. Wdro\u017cenie systemu bez papierowego mo\u017ce sprosta\u0107 tym wyzwaniom i przynie\u015b\u0107 dodatkowe korzy\u015bci.<\/p>\n

Oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu po\u015bwi\u0119canego na wyszukiwanie dokumentacji papierowej<\/u><\/p>\n

Dokumenty cyfrowe mo\u017cna \u0142atwo porz\u0105dkowa\u0107 i indeksowa\u0107. Funkcje wyszukiwania zapewniaj\u0105 ekspresowe odnajdywanie \u017c\u0105danych plik\u00f3w. Czas zaoszcz\u0119dzony na wyszukiwaniu plik\u00f3w pracownicy mog\u0105 wykorzysta\u0107 w inny, bardziej produktywny spos\u00f3b.<\/p>\n

Szybsza wsp\u00f3\u0142praca mi\u0119dzy pracownikami<\/u><\/p>\n

Pracownicy mog\u0105 bardzo szybko przegl\u0105da\u0107 przes\u0142ane przez siebie pliki i wprowadza\u0107 do nich zmiany lub poprawki. Mo\u017cliwe jest r\u00f3wnie\u017c przegl\u0105danie wcze\u015bniej u\u017cywanych i edytowanych plik\u00f3w. Dzi\u0119ki temu wsp\u00f3\u0142praca przebiega sprawniej, bez zb\u0119dnej straty czasu.<\/p>\n

Zwi\u0119kszenie bezpiecze\u0144stwa informacji<\/u><\/p>\n

W przeciwie\u0144stwie do danych zapisanych na papierze, dane cyfrowe mog\u0105 by\u0107 chronione przed wykorzystaniem przez niew\u0142a\u015bciwe osoby, a tak\u017ce przed nieautoryzowanymi zmianami. Mo\u017cna wprowadzi\u0107 szczeg\u00f3\u0142owe ustawienia bezpiecze\u0144stwa, aby \u015bledzi\u0107, co dzieje si\u0119 z poufnymi i wra\u017cliwymi danymi.<\/p>\n

Biuro bez papieru – jak dokona\u0107 transformacji?<\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/strong><\/p>\n

Aby zmieni\u0107 dzia\u0142alno\u015b\u0107 biurow\u0105 na bez papierow\u0105, warto zacz\u0105\u0107 od wyboru odpowiedniego systemu zarz\u0105dzania dokumentami, kt\u00f3ry umo\u017cliwia przechowywanie wszystkich informacji w formie cyfrowej na jednej platformie i ma zintegrowane opcje wyszukiwania. Platforma wdra\u017cana przez firm\u0119 powinna spe\u0142nia\u0107 okre\u015blone potrzeby i zapewnia\u0107 elastyczno\u015b\u0107 w zakresie zmian.<\/p>\n

Rozpocz\u0119cie procesu przechodzenia na rozwi\u0105zania cyfrowe<\/u><\/p>\n

Wszyscy uczestnicy procesu cyfryzacji musz\u0105 mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce jest to najbardziej wymagaj\u0105cy i czasoch\u0142onny etap. Oczywi\u015bcie czas potrzebny na transformacj\u0119 cyfrow\u0105 zale\u017cy od pocz\u0105tkowej ilo\u015bci dokument\u00f3w papierowych. W zale\u017cno\u015bci od tego, ilu pracownik\u00f3w zatrudnia Twoja firma, zatrudnienie kilku dodatkowych os\u00f3b w celu usprawnienia ca\u0142ego procesu mo\u017ce by\u0107 \u015bwietnym pomys\u0142em.<\/p>\n

Zarz\u0105dzanie zmian\u0105<\/u><\/p>\n

Kluczow\u0105 kwesti\u0105 jest przekonanie samych interesariuszy do zmiany transformacyjnej. Przedstawienie zagadnie\u0144, kt\u00f3re u\u0142atwi\u0105 im przysz\u0142\u0105 prac\u0119 i komunikacj\u0119 ze wsp\u00f3\u0142pracownikami w zakresie dokumentacji z pewno\u015bci\u0105 zach\u0119ci ich do zmian.<\/p>\n

Bardzo wa\u017cne jest przeprowadzenie szkole\u0144, kt\u00f3re pozwol\u0105 pracownikom spokojnie przyzwyczai\u0107 si\u0119 do obs\u0142ugi nowych proces\u00f3w, a nast\u0119pnie uzyskanie od nich informacji zwrotnej w celu dalszego usprawnienia ca\u0142ego procesu zmian.<\/p>\n

Wdro\u017cenie ka\u017cdej zmiany wymaga czasu. Najwa\u017cniejsze to wyznacza\u0107 sobie ma\u0142e cele i konsekwentnie do nich d\u0105\u017cy\u0107.<\/p>\n

Referencje:<\/p>\n

    \n
  1. https:\/\/www.jotform.com\/blog\/converting-to-a-paperless-office\/<\/a><\/li>\n
  2. https:\/\/www.hyland.com\/en\/resources\/terminology\/paperless-office<\/a><\/li>\n<\/ol>\n

    <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Biuro bez papieru – co to dok\u0142adnie oznacza? Biuro bez papieru to nic innego jak miejsce pracy, w kt\u00f3rym tworzenie… <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":246,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[9],"tags":[],"class_list":["post-245","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-articles"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=245"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":365,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/245\/revisions\/365"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/246"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=245"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=245"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=245"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}