English
Ελληνικά
Italiano
Slovenščina
PortuguêsBiuro bez papieru – co to dokładnie oznacza?
Biuro bez papieru to nic innego jak miejsce pracy, w którym tworzenie dokumentów w tradycyjny sposób jest ograniczone do minimum i zastąpione dokumentami cyfrowymi. Często stosowane jest również podejście „paper light”, polegające na minimalizowaniu wykorzystania papieru w biurach, którego jednak nie da się całkowicie wyeliminować ze względu na specyfikę branży i wymagania dotyczące procesów i ich zgodności.
Powyższe podejście, choć nie eliminuje całkowicie papieru, w dużej mierze pomaga przyspieszyć cyfrową transformację w biurach. W rzeczywistości często wygląda to tak, że firmy przechodzą na elektroniczny system zarządzania dokumentami, które są zdigitalizowane i przechowywane w centralnym repozytorium.
Jakie są korzyści z rezygnacji z papieru?
Amerykańskie korporacje wydają ponad 120 miliardów dolarów rocznie na same formularze papierowe. Duża część z nich dezaktualizuje się po kilku miesiącach i trafia do kosza. Co więcej, poszukiwanie dokumentacji w szafach zajmuje pracownikom bardzo dużo czasu.
Zawody wymagające największej ilości dokumentów papierowych obejmują: obsługę klienta, zasoby ludzkie, księgowość, płatności i tak dalej. Pracownicy wyżej wymienionych branż muszą radzić sobie z problemami wynikającymi z pracy z dokumentami – mniejszą wydajnością pracy. Właściciele natomiast muszą liczyć się z wysokimi opłatami za papier. Wdrożenie systemu bez papierowego może sprostać tym wyzwaniom i przynieść dodatkowe korzyści.
Oszczędność czasu poświęcanego na wyszukiwanie dokumentacji papierowej
Dokumenty cyfrowe można łatwo porządkować i indeksować. Funkcje wyszukiwania zapewniają ekspresowe odnajdywanie żądanych plików. Czas zaoszczędzony na wyszukiwaniu plików pracownicy mogą wykorzystać w inny, bardziej produktywny sposób.
Szybsza współpraca między pracownikami
Pracownicy mogą bardzo szybko przeglądać przesłane przez siebie pliki i wprowadzać do nich zmiany lub poprawki. Możliwe jest również przeglądanie wcześniej używanych i edytowanych plików. Dzięki temu współpraca przebiega sprawniej, bez zbędnej straty czasu.
Zwiększenie bezpieczeństwa informacji
W przeciwieństwie do danych zapisanych na papierze, dane cyfrowe mogą być chronione przed wykorzystaniem przez niewłaściwe osoby, a także przed nieautoryzowanymi zmianami. Można wprowadzić szczegółowe ustawienia bezpieczeństwa, aby śledzić, co dzieje się z poufnymi i wrażliwymi danymi.
Biuro bez papieru – jak dokonać transformacji?
Aby zmienić działalność biurową na bez papierową, warto zacząć od wyboru odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami, który umożliwia przechowywanie wszystkich informacji w formie cyfrowej na jednej platformie i ma zintegrowane opcje wyszukiwania. Platforma wdrażana przez firmę powinna spełniać określone potrzeby i zapewniać elastyczność w zakresie zmian.
Rozpoczęcie procesu przechodzenia na rozwiązania cyfrowe
Wszyscy uczestnicy procesu cyfryzacji muszą mieć świadomość, że jest to najbardziej wymagający i czasochłonny etap. Oczywiście czas potrzebny na transformację cyfrową zależy od początkowej ilości dokumentów papierowych. W zależności od tego, ilu pracowników zatrudnia Twoja firma, zatrudnienie kilku dodatkowych osób w celu usprawnienia całego procesu może być świetnym pomysłem.
Zarządzanie zmianą
Kluczową kwestią jest przekonanie samych interesariuszy do zmiany transformacyjnej. Przedstawienie zagadnień, które ułatwią im przyszłą pracę i komunikację ze współpracownikami w zakresie dokumentacji z pewnością zachęci ich do zmian.
Bardzo ważne jest przeprowadzenie szkoleń, które pozwolą pracownikom spokojnie przyzwyczaić się do obsługi nowych procesów, a następnie uzyskanie od nich informacji zwrotnej w celu dalszego usprawnienia całego procesu zmian.
Wdrożenie każdej zmiany wymaga czasu. Najważniejsze to wyznaczać sobie małe cele i konsekwentnie do nich dążyć.
Referencje: