{"id":245,"date":"2023-09-29T12:49:53","date_gmt":"2023-09-29T12:49:53","guid":{"rendered":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/?p=245"},"modified":"2023-11-29T10:50:34","modified_gmt":"2023-11-29T10:50:34","slug":"create-paperless-office-is-that-possible","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/b-eco.erasmus.site\/it\/2023\/09\/29\/create-paperless-office-is-that-possible\/","title":{"rendered":"Creare un ufficio senza carta! – \u00c8 possibile?"},"content":{"rendered":"

Ufficio senza carta: cosa significa esattamente?<\/strong><\/p>\n

Un ufficio senza carta non \u00e8 altro che un luogo di lavoro in cui la creazione di documenti in modo tradizionale \u00e8 ridotta al minimo e sostituita da documenti digitali. Spesso si utilizza anche un approccio “paper light”, che prevede la riduzione al minimo dell’uso della carta negli uffici che, tuttavia, non pu\u00f2 essere completamente eliminata a causa delle specificit\u00e0 del settore e dei requisiti di processo o di conformit\u00e0.<\/p>\n

Questo approccio, pur non eliminando completamente la carta, sta contribuendo in larga misura ad accelerare la trasformazione digitale degli uffici. Infatti, sempre pi\u00f9 spesso le aziende stanno passando a un sistema elettronico di gestione dei documenti, che vengono digitalizzati e archiviati in un archivio centrale.<\/p>\n

Quali sono i vantaggi dell’eliminazione dell\u2019uso della carta?<\/strong><\/p>\n

Le aziende statunitensi spendono pi\u00f9 di 120 miliardi di dollari all’anno solo per i documenti cartacei. Una buona parte di essi diventa obsoleta dopo pochi mesi e finisce nella spazzatura. Inoltre, i dipendenti impiegano molto tempo a cercare la documentazione negli archivi.<\/p>\n

Tra le professioni che richiedono pi\u00f9 carta ci sono: il servizio clienti, le risorse umane, la contabilit\u00e0 fornitori e ricevitori, e cos\u00ec via. I dipendenti di questi settori devono far fronte ai problemi legati al lavoro con molti documenti: questo vuol dire una minore efficienza lavorativa e costi elevati per la carta sostenuti dai titolari. L’implementazione di un sistema senza carta pu\u00f2 fronteggiare queste sfide e portare ulteriori vantaggi.<\/p>\n

Risparmio di tempo nel reperire la documentazione cartacea<\/u><\/p>\n

I documenti digitali possono essere facilmente organizzati e indicizzati. Le funzioni di ricerca consentono di ricercare in modo rapido i file desiderati. Il tempo risparmiato nella ricerca dei file pu\u00f2 essere utilizzato dai dipendenti in altri modi pi\u00f9 produttivi.<\/p>\n

Collaborazione pi\u00f9 rapida tra i dipendenti.<\/u><\/p>\n

I dipendenti possono rivedere molto rapidamente i file che hanno caricato e apportarvi modifiche o correzioni. \u00c8 anche possibile visualizzare i file utilizzati e modificati in precedenza. In questo modo la collaborazione \u00e8 pi\u00f9 efficiente, senza inutili perdite di tempo.<\/p>\n

Rafforzamento della sicurezza delle informazioni<\/u><\/p>\n

A differenza dei dati scritti su carta, i dati digitali possono essere protetti contro l’uso da parte di persone non autorizzate e da modifiche non consentite. Si possono adottare specifiche misure di sicurezza per tenere traccia delle modifiche apportate a dati sensibili e confidenziali.<\/p>\n

Ufficio senza carta: come cambiarlo?<\/strong><\/p>\n

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\"\"<\/strong><\/p>\n

Per trasformare le operazioni d’ufficio eliminando la carta, vale la pena di iniziare scegliendo il giusto sistema di gestione dei documenti che possa e riesca a memorizzare tutte le informazioni in forma digitale su un’unica piattaforma e che abbia opzioni di ricerca integrate. La piattaforma che l’azienda implementa deve rispondere a esigenze specifiche e fornire flessibilit\u00e0 per le modifiche.<\/p>\n

Avviare la transizione verso soluzioni digitali<\/u><\/p>\n

Tutti i partecipanti al processo di digitalizzazione devono essere consapevoli che questa \u00e8 la fase pi\u00f9 impegnativa e lunga. Naturalmente, il tempo necessario per la trasformazione digitale dipende dal volume iniziale della documentazione cartacea. A seconda del numero di dipendenti dell’azienda, assumere qualche persona in pi\u00f9 per snellire l’intero processo pu\u00f2 rivelarsi un’ottima idea.<\/p>\n

Gestire il cambiamento<\/u><\/p>\n

Il punto chiave \u00e8 convincere tutti quelli che saranno coinvolti nel processo di trasformazione. Incoraggiateli mostrando loro come questi cambiamenti faciliteranno il loro lavoro in futuro e la comunicazione con i colleghi in merito alla documentazione.<\/p>\n

Organizzate corsi di formazione che permettano ai dipendenti di abituarsi con calma a gestire i nuovi processi, e poi fatevi dare un feedback per migliorare ulteriormente l’intero processo di cambiamento.<\/p>\n

Ogni cambiamento richiede tempo per essere attuato. La cosa pi\u00f9 importante \u00e8 fissare piccoli obiettivi e perseguirli con costanza.<\/p>\n

References:<\/p>\n

    \n
  1. https:\/\/www.jotform.com\/blog\/converting-to-a-paperless-office\/<\/a><\/li>\n
  2. https:\/\/www.hyland.com\/en\/resources\/terminology\/paperless-office<\/a><\/li>\n<\/ol>\n

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