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PortuguêsUfficio senza carta: cosa significa esattamente?
Un ufficio senza carta non è altro che un luogo di lavoro in cui la creazione di documenti in modo tradizionale è ridotta al minimo e sostituita da documenti digitali. Spesso si utilizza anche un approccio “paper light”, che prevede la riduzione al minimo dell’uso della carta negli uffici che, tuttavia, non può essere completamente eliminata a causa delle specificità del settore e dei requisiti di processo o di conformità.
Questo approccio, pur non eliminando completamente la carta, sta contribuendo in larga misura ad accelerare la trasformazione digitale degli uffici. Infatti, sempre più spesso le aziende stanno passando a un sistema elettronico di gestione dei documenti, che vengono digitalizzati e archiviati in un archivio centrale.
Quali sono i vantaggi dell’eliminazione dell’uso della carta?
Le aziende statunitensi spendono più di 120 miliardi di dollari all’anno solo per i documenti cartacei. Una buona parte di essi diventa obsoleta dopo pochi mesi e finisce nella spazzatura. Inoltre, i dipendenti impiegano molto tempo a cercare la documentazione negli archivi.
Tra le professioni che richiedono più carta ci sono: il servizio clienti, le risorse umane, la contabilità fornitori e ricevitori, e così via. I dipendenti di questi settori devono far fronte ai problemi legati al lavoro con molti documenti: questo vuol dire una minore efficienza lavorativa e costi elevati per la carta sostenuti dai titolari. L’implementazione di un sistema senza carta può fronteggiare queste sfide e portare ulteriori vantaggi.
Risparmio di tempo nel reperire la documentazione cartacea
I documenti digitali possono essere facilmente organizzati e indicizzati. Le funzioni di ricerca consentono di ricercare in modo rapido i file desiderati. Il tempo risparmiato nella ricerca dei file può essere utilizzato dai dipendenti in altri modi più produttivi.
Collaborazione più rapida tra i dipendenti.
I dipendenti possono rivedere molto rapidamente i file che hanno caricato e apportarvi modifiche o correzioni. È anche possibile visualizzare i file utilizzati e modificati in precedenza. In questo modo la collaborazione è più efficiente, senza inutili perdite di tempo.
Rafforzamento della sicurezza delle informazioni
A differenza dei dati scritti su carta, i dati digitali possono essere protetti contro l’uso da parte di persone non autorizzate e da modifiche non consentite. Si possono adottare specifiche misure di sicurezza per tenere traccia delle modifiche apportate a dati sensibili e confidenziali.
Ufficio senza carta: come cambiarlo?
Per trasformare le operazioni d’ufficio eliminando la carta, vale la pena di iniziare scegliendo il giusto sistema di gestione dei documenti che possa e riesca a memorizzare tutte le informazioni in forma digitale su un’unica piattaforma e che abbia opzioni di ricerca integrate. La piattaforma che l’azienda implementa deve rispondere a esigenze specifiche e fornire flessibilità per le modifiche.
Avviare la transizione verso soluzioni digitali
Tutti i partecipanti al processo di digitalizzazione devono essere consapevoli che questa è la fase più impegnativa e lunga. Naturalmente, il tempo necessario per la trasformazione digitale dipende dal volume iniziale della documentazione cartacea. A seconda del numero di dipendenti dell’azienda, assumere qualche persona in più per snellire l’intero processo può rivelarsi un’ottima idea.
Gestire il cambiamento
Il punto chiave è convincere tutti quelli che saranno coinvolti nel processo di trasformazione. Incoraggiateli mostrando loro come questi cambiamenti faciliteranno il loro lavoro in futuro e la comunicazione con i colleghi in merito alla documentazione.
Organizzate corsi di formazione che permettano ai dipendenti di abituarsi con calma a gestire i nuovi processi, e poi fatevi dare un feedback per migliorare ulteriormente l’intero processo di cambiamento.
Ogni cambiamento richiede tempo per essere attuato. La cosa più importante è fissare piccoli obiettivi e perseguirli con costanza.
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