Δημιουργήστε ένα γραφείο χωρίς χαρτί! – Είναι αυτό δυνατόν;

Γραφείο χωρίς χαρτί – τι ακριβώς σημαίνει;

Ένα γραφείο χωρίς χαρτί δεν είναι τίποτε άλλο παρά ένας χώρος εργασίας όπου η δημιουργία εγγράφων με τον παραδοσιακό τρόπο μειώνεται στο ελάχιστο και αντικαθίσταται από ψηφιακά έγγραφα. Συχνά χρησιμοποιείται επίσης μια προσέγγιση “paper light”, η οποία περιλαμβάνει την ελαχιστοποίηση της χρήσης χαρτιού στα γραφεία, η οποία, ωστόσο, δεν μπορεί να εξαλειφθεί πλήρως λόγω των ιδιαιτεροτήτων και των απαιτήσεων του κλάδου.

Η παραπάνω προσέγγιση, αν και δεν εξαλείφει εντελώς το χαρτί, συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό στην επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού στα γραφεία. Στην πραγματικότητα, συχνά φαίνεται ότι οι επιχειρήσεις μεταβαίνουν σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, τα οποία ψηφιοποιούνται και αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό αρχείο αποθήκευσης.

Ποια είναι τα οφέλη της απαλλαγής από το χαρτί;

Οι αμερικανικές εταιρείες δαπανούν περισσότερα από 120 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως μόνο για έντυπα σε χαρτί. Ένα μεγάλο μέρος από αυτά παλιώνουν μετά από μερικούς μήνες και καταλήγουν στα σκουπίδια. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι χρειάζονται πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα για να αναζητήσουν τα έγγραφα στα ντουλάπια.

Τα επαγγέλματα που απαιτούν το περισσότερο χαρτί περιλαμβάνουν: εξυπηρέτηση πελατών, ανθρώπινο δυναμικό, πληρωτέοι και εισπρακτέοι λογαριασμοί κ.ο.κ. Οι εργαζόμενοι των προαναφερθέντων κλάδων πρέπει να αντιμετωπίσουν τα προβλήματα που δημιουργούνται από την εργασία με έγγραφα – λιγότερη αποδοτικότητα της εργασίας και οι ιδιοκτήτες πρέπει να αναμένουν υψηλές χρεώσεις χαρτιού. Η εφαρμογή ενός συστήματος χωρίς χαρτί μπορεί να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις και να αποφέρει πρόσθετα οφέλη.

Εξοικονομήστε χρόνο που δαπανάται για την εξεύρεση εγγράφων σε χαρτί

Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν εύκολα να οργανωθούν και να ευρετηριαστούν. Οι λειτουργίες αναζήτησης παρέχουν ταχεία αναζήτηση για τα επιθυμητά αρχεία. Ο χρόνος που εξοικονομείται από την αναζήτηση αρχείων, οι εργαζόμενοι μπορούν να τον χρησιμοποιήσουν με άλλους, πιο παραγωγικούς τρόπους.

Ταχύτερη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων

Οι εργαζόμενοι μπορούν πολύ γρήγορα να επανεξετάσουν τα αρχεία που έχουν ανεβάσει και να κάνουν αλλαγές ή διορθώσεις σε αυτά. Είναι επίσης δυνατή η προβολή αρχείων που έχουν χρησιμοποιηθεί και επεξεργαστεί προηγουμένως. Ως αποτέλεσμα, η συνεργασία είναι πιο αποτελεσματική, χωρίς περιττή απώλεια χρόνου.

Βελτίωση της ασφάλειας των πληροφοριών

Σε αντίθεση με τα δεδομένα που είναι καταγεγραμμένα σε χαρτί, τα ψηφιακά δεδομένα μπορούν να προστατεύονται από τη χρήση από τα λάθος άτομα και τις μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Μπορούν να εφαρμοστούν λεπτομερείς ρυθμίσεις ασφαλείας, ώστε να παρακολουθείται τι συμβαίνει με τα εμπιστευτικά και ευαίσθητα δεδομένα.

Γραφείο χωρίς χαρτί – πώς να το μετατρέψετε;

Για να αλλάξετε τις λειτουργίες του γραφείου σε άυλες, αξίζει να ξεκινήσετε επιλέγοντας το σωστό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που μπορεί και αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες σε ψηφιακή μορφή σε μια ενιαία πλατφόρμα και διαθέτει ενσωματωμένες επιλογές αναζήτησης. Η πλατφόρμα που εφαρμόζει η εταιρεία θα πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένες ανάγκες και να παρέχει ευελιξία για αλλαγές.

Ξεκινήστε τη μετάβαση σε ψηφιακές λύσεις

Όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία ψηφιοποίησης πρέπει να γνωρίζουν ότι αυτό είναι το πιο απαιτητικό και χρονοβόρο στάδιο. Φυσικά, ο χρόνος που απαιτείται για τον ψηφιακό μετασχηματισμό εξαρτάται από τον αρχικό όγκο των έντυπων εγγράφων. Ανάλογα με το πόσους υπαλλήλους έχει η εταιρεία σας, η πρόσληψη μερικών επιπλέον ατόμων για τον εξορθολογισμό της όλης διαδικασίας μπορεί να είναι μια πολύ καλή ιδέα.

Διαχείριση αλλαγών

Το βασικό ζήτημα είναι να πείσετε τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους για τη μετασχηματιστική αλλαγή. Η παρουσίαση θεμάτων που θα διευκολύνουν τη μελλοντική τους εργασία και η επικοινωνία με τους συναδέλφους σχετικά με την τεκμηρίωση θα τους ενθαρρύνει σίγουρα να αλλάξουν.

Πραγματοποιήστε εκπαιδεύσεις που θα επιτρέψουν στους υπαλλήλους να συνηθίσουν με ηρεμία να χειρίζονται τις νέες διαδικασίες και, στη συνέχεια, λάβετε ανατροφοδότηση από αυτούς για την περαιτέρω βελτίωση της όλης διαδικασίας αλλαγής.

Κάθε αλλαγή χρειάζεται χρόνο για να εφαρμοστεί. Το πιο σημαντικό είναι να θέτετε μικρούς στόχους και να τους επιδιώκετε με συνέπεια.

Παραπομπές:

1. https://www.jotform.com/blog/converting-to-a-paperless-office/
2. https://www.hyland.com/en/resources/terminology/paperless-office